商务英语书信的格式与结构

商务英语书信的格式与结构

]结构

[摘　要] 　商务英语书信的格式与结构基本上是固定的,一旦选定其中一种便不能随意更改。商务英语的内容与其结构相应,其中七项是必不可缺的。熟练掌握商务英语书信的格式与结构是从事对外贸易工作的必备技能。
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　　[关键词] 　商务英语书信;格式;结构

　　我国实行对外开放以来,对外贸易得到迅速发展。WTO的成功加入,使我国的对外贸易事业有了突破和发展。作为对外贸易中的一种基本的通讯联络方式,商务英语书信也得到广泛应用。对于外贸专业的学生以及从事对外贸易的工作者来说,熟练掌握商务英语书信的格式与结构并加以应用,是不可或缺的一项技能。. j/ x5 F( q3 D! x- T! h$ r' \7 e; P
　　
  _( x3 C5 I  F: N5 u6 }　　商务英语书信有自己独特的格式与结构。虽然现在的人们喜欢标新立异,喜欢以一种更随意、更友好的方式进行交往,但是,为了避免寄信方和收信方之间由于格式、结构的不统一而引起的混乱,以及由此而带来的查找不便、使双方花费不必要的时间,所以,最安全、最有效的方法就是遵循国际上常用的、约定俗成的格式与结构。一旦选定一种格式与结构,最好是坚持使用,不能想改就改,想换就换,否则就会给对方一种不稳定、不踏实的感觉,会引起一些意想不到的麻烦,有可能最后导致交易的失败。% q3 ]$ _+ o1 l+ ?4 j6 L
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　　一般来说,现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式(the conventionalindented form) 和现代的齐头式(the modern blocked form) 。* z4 _4 r0 b/ I6 u% \8 \
　　
- p2 E& Q5 G0 Z6 o9 A1 _　　根据英国传统做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有时可能会缩进更多。现在,齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始,段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行,以便于区分。这种格式被称作齐头式(the fullblocked form) 。但是,有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便,所以,人们使用了一种改良的齐头式(the modifiedblocked form) ,即把日期放在右边,而把其他内容放在左边。
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  @2 m  K0 O- t8 |　　一般来说,我们通常使用单行距来布局一封信,这会使我们所写的信有一种紧凑感,但有些人在写短信的时候,更喜欢用双行距。& p) |  p& n1 Y2 F0 R
　　
; a' W7 E: t7 r4 z/ W2 Z4 ^　　根据个人或公司的喜好,可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式,一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:2 f, ]. v  G9 Z" _# s0 J
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　　(1) 信头(the letter - head)! t$ Q$ h( c, E2 `; t( Z
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　　(2) 案号和日期(the reference and date)' T' n; q# Q9 W6 C& M- s  ~% u
　　
& e/ r* N! M' i# ^* z* u+ t/ I' g　　(3) 封内名称和地址(the inside name and address)
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: a* T2 u! h( w- c　　(4) 开头称呼语(the salutation)' d5 D# L" `. t
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　　(5) 信文(the message or the body of the letter)
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　　(6) 结尾敬语(the complimentary close)
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2 i5 [8 Q- x+ \, X: i3 u  @" z　　(7) 写信人签名或签署(the writer’s signature and designation)