商务函电的写作格式非常重要。格式规范的函件不仅便于公司归档管理，而且能使阅件人对于函件的重要信息一目了然，另外还能为您赢得他人的尊重。因为凡在公司负责涉外沟通的人无疑是老板眼中的“外语专家”。老板一定希望您能写出格式标准的商务函件。外国合作伙伴也会因为收到规范的函件对您赞赏有加，从而增加对您的信任。

摘自《德语函件写作工具》www.writingtool.cn/sample.asp

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[ 本帖最后由 loesung 于 2007-5-9 10:48 AM 编辑 ]

德文信函中的发件人信息俗称信头，内容包括公司名称、标志、地址、电话、传真等。在这些信息中，电话、传真、电传、银行帐号、公司法人代表等信息是选择性信息，在信函中的位置也不尽相同，有的公司将它们印在信头，有的则印在信脚。
按照DIN5008，应从上往下书写地址。书写时应注意两点：一是德国的门牌号写在街道名的后面，二是在国际书信中要写国名，且地名、国名大写。例如：
R．Kaiser
Musterstraße 1
12345 MUSTERSTADT
DEUTSCHLAND
在标准中也没有禁止把发件人地址写成一行，很多公司把地址印刷成一行，以便在使用开窗信封时，发件人地址能显示在窗口的最上边。

摘自《德语函件写作工具》www.writingtool.cn/sample.asp

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在书写德文商务信函时，如果您不知道对方的姓名，可以使用“Sehr geehrte Damen und Herren”；如果您知道对方的姓名，“Sehr geehrte Frau Meier”“Sehr geehrter Herr Meier”等称呼被人们广泛使用。如果您认识收件人，想使称谓书写显得轻松活泼些，可以使用如下形式：
-        Sehr verehrte Frau Meier，
-        Sehr verehrte，liebe Frau Meier，
-        Lieber Herr Meier，
-        Mein lieber Herr Meier，
-        Hallo，sehr geehrter Herr Meier，
-        Guten Tag，sehr geehrte Frau Meier，
一般来说称呼后面要加逗号，所以正文的首字母使用小写也就顺理成章了。另外在书写称呼时还要注意以下几点：
-        “Sehr geehrte Herren”不礼貌；
-        现在认为“Sehr geehrter Herr”“Sehr geehrte Frau”书写错误；
不再使用“Sehr geehrtes Fräulein Maier”。

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德文信函中事由是选择性信息，写时应注意以下几点：
1．        事由前面不需要引导词“Betreff”“Betr.”“Betrifft”等；
2．        事由和称呼之间空2行；
3．        事由后不要加句号，但其他标点符号可以考虑，比如：
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4．        事由可占多行，但从实用性的角度我们推荐不超过两行；
5．        事由的字体可加粗，或者印刷成彩色；
6．        如果信函内没有参考标记行，那么事由和地址区之间应空两行。

摘自《德语函件写作工具》www.writingtool.cn/sample.asp